En ocasiones las comunidades de propietarios deciden cambiar a su administrador de fincas. Cuando esto ocurre hay que tener en cuenta varios aspectos que seguro que facilitarán la transición del viejo al nuevo administrador.
¿Qué relación jurídica existe entre la comunidad de propietarios y el administrador de fincas?
Lo primero será revisar el contrato que la comunidad tiene firmado con la administración, teniendo en cuenta que podremos estar ante una prestación de servicios o ante un mandato regulado en los artículos 1709 y ss del Código Civil. Ante la carencia de ningún contrato firmado expresamente, será la figura del mandato la que marcará la relación contractual.
Lo más importante a tener en cuenta es que salvo que no exista un claro motivo justificado imputable a una mala gestión realizada el administrador o una negligencia, la resolución de un contrato antes de su vencimiento podrá generar una indemnización a favor del administrador.
En el caso de que no hubiera justificación para dicho cese, se tendrá que respetar la duración del contrato o mandato, así como los plazos de preaviso si los hubiera, teniendo especial atención a la figura del mandato ya que en este caso el cargo es anual y el inicio del mismo es el propio nombramiento que se hizo en la anterior junta ordinaria celebrada.
Es evidente que el cambio de administrador no es una decisión que un presidente, propietario, o cualquier persona se pueda tomar a la ligera sin previamente haber realizado un análisis y estudio de la situación contractual, valorando todas las consecuencias jurídicas y económicas que hemos comentado.
¿Quién puede tomar la decisión?
Una vez analizado el punto anterior viene el siguiente paso que también será importante.
El artículo 14 de la Ley 49/1960, de 21 de julio sobre propiedad horizontal, establece que es la junta de propietarios a quien corresponde nombrar y/o remover cualquiera de los cargos existentes en la comunidad de propietarios.
La celebración de una junta de propietarios con su acuerdo adoptado por la mayoría simple de las asistentes, legitimará la decisión del cambio de administrador siendo esta irrebatible.
¿Cuándo comunicárselo al administrador?
Una buena previsión del momento de la comunicación de la remoción ayudará a ejecutar el traspaso lo antes posible. Con el fin de ganar tiempo es interesante intentar nombrar al nuevo administrador en la misma junta de propietarios que donde se haya cesado al anterior.
Se necesitará una serie de documentación e información para que el nuevo administrador pueda poner en marcha su gestión y emitir los recibos bancarios de las próximas cuotas comunitarias. Es bastante habitual la demora de la primera emisión de recibos una vez realizado el cambio, ya que puede no disponer de toda la información necesaria o no estar autorizado en el banco para gestionar el envío de dichos recibos. Si ocurriera esto último, lo más rápido y sencillo sería que se gestione el envío de los recibos con las claves de acceso a la banca electrónica del propio presidente.
En este sentido los propios colegios profesionales tienen unas normas establecidas de obligado cumplimiento para los colegiados, estableciendo entre otras unos plazos concretos de entrega de toda la documentación.
Es importante acudir siempre a administradores colegiados ya que al menos en este sentido se tendrá una garantía de que el traspaso se realiza según lo establecido en las propias normas del código deontológico del colegio.
Conclusiones
El análisis del vínculo jurídico entre comunidad de propietarios y administrador con el fin de evitar posibles indemnizaciones por resoluciones anticipadas injustificadas, la celebración de una junta de propietarios incluyendo la remoción y nombramiento al mismo tiempo del nuevo administrador, y la fecha de comunicación al administrador cesado, serán los puntos más importantes que ayudarán que el cambio sea lo menos traumático para la comunidad, presidente, y evidentemente para el nuevo administrador.
Autorreflexión
Soy consciente que hay administradores que asumen la perdida de una comunidad como algo personal entre la persona que él piensa que ha sido el promotor de la remoción, sin pensar que si hubiera cumplido rigurosamente sus tareas y hubiera atendido con máxima celeridad cualquier incidencia que se hubiera ocasionado en la comunidad o con algunos de sus copropietarios, posiblemente no se hubiera llegado a esa situación ya que en la junta de propietarios celebrada hubiera tenido muchos más partidarios a su continuidad y no a su cese.
Los administradores de fincas nunca debemos olvidarnos que simplemente nos dedicamos a prestar servicios profesionales y el encargo que nos hacen nuestros clientes es básicamente para que gestionemos económicamente la comunidad y que al mismo tiempo nos preocupemos del mantenimiento de las instalaciones y las zonas comunes. En la inmensa mayoría de ocasiones la perdida de una comunidad es culpa de una mala o vulgar gestión, y no se puede atribuirlo siempre a saturaciones de trabajo o que un propietario y/o presidente nos ha cogido manía.
Quizá la falta de profesionalidad, la no adaptación a las nuevas tecnologías que genera ser poco productivo, o un equipo de trabajo poco implicado, es la principal causa de la pérdida de las carteras de clientes en las administraciones de fincas.
Otras ocasiones existen intereses por parte de propietarios o bien no conocen cuales son las funciones de un administrador de fincas, ante estas situaciones lamentablemente poco podemos hacer.
